Ecco un articolo che può darti una mano nell’organizzare il tuo family day aziendale in occasione del Natale.
Come altre festività il Natale si presta molto ad organizzare eventi simili, che possono giovare sia all’azienda sia ai dipendenti.
L’evento, infatti, grazie alla possibilità di portare in ufficio i figli dei dipendenti, aiuta quest’ultimi a proiettarsi fuori dai loro ruoli lavorativi, scoprendosi tutti, allo stesso modo, genitori: questo fa tutta la differenza del mondo nel loro modo di approcciarsi con i colleghi.
Sempre più aziende, per questo, ci chiedono un supporto nell’organizzare il loro evento di Natale. Per questo abbiamo deciso di scrivere questo articolo per aiutarti!
3 cose che devi capire prima di organizzare l’evento
Questa è una fase cruciale e che sicuramente ti risulterà un po’ “dura” da accettare. Ti assicuriamo, però, che avere queste informazioni prima di organizzare l’evento ti metterà in condizione di organizzarlo nella metà del tempo con un risultato di gran lunga migliore.
Quante persone parteciperanno al family day
Questa domanda è in cima alla lista perché condiziona tutte le tue scelte. Ovviamente non devi sapere il numero esatto dei partecipanti, ma devi avere un numero di massima che dovrà guidarti nelle prossime scelte.
Fai una cernita di tutti i dipendenti con figli (di questa informazione, spesso, è già in possesso dell’ufficio risorse umane): cerca di sapere anche quanti figli hanno.
A questo punto hai già un informazione di base: numero di dipendenti con figli ed il numero dei bambini.
Per organizzare al meglio la festa in azienda, inoltre, dovresti dividere i bambini in alcune fasce di età per proporre loro delle attività adatte.
Come dividere i bambini per fasce d’età
Ti consigliamo di dividere le fasce età in questa maniera:
0-3 anni / 4-7 anni / 8-11 anni / 12-15 anni
Se l’ultima fascia di età ti sembra strana e credi che non ci siano delle attività adatte a loro ti sbagli! Abbiamo lavorato per diverse aziende proponendo attività adatte a loro con estremo successo e partecipazione.
In ultimo, non dimenticarti di decidere se vuoi aprire l’evento anche a mogli/mariti e compagni: spesso è cosa molto gradita.
Che spazio serve per organizzare un evento per bambini?
Ora che sai quanti partecipanti avrai al tuo evento, non ti resta che capire che spazi hai a disposizione. Sala riunione? Uffici? Stanze? Passa al vaglio tutti gli spazi per valutare quali possano essere usati per il tuo evento.
Sì, ma quanto spazio serve per organizzare un evento di successo? La risposta a questa domanda è “dipende”: saranno le attività a cambiare in base allo spazio disponibile. Se hai una sala molto grande, per esempio, potrai organizzare tutto nella stessa sala dividendo le varie aree; se invece hai molte sale, dislocate in diversi punti e, spesso, piani, organizzerai diverse attività che verranno fatte a rotazione da diversi gruppi.
Che budget serve per organizzare un family day?
Questo, parlando con i nostri clienti, è il punto più critico.
Partiamo da un dato di fatto: se stai organizzando un evento sai già che hai quantitativo “x” di soldi per farlo. Non importa che siano duecento, mille, cinquemila o diecimila euro, ma sicuramente hai già un’idea in testa: questo è il budget che hai a disposizione, e deve essere abbastanza chiaro.
Se non è il primo anno che ti occupi dell’organizzazione hai il vantaggio dell’esperienza e questo step non dovrebbe rappresentare un ostacolo.
Se invece sei un nuovo incaricato puoi ottenere informazioni con gli eventi che avete organizzato gli scorsi anni: avete speso un anno 2 mila e un anno 3 mila? Quello sarà il range entro cui potrai muoverti.
Il secondo punto critico è l’illusione che, non comunicando il budget alle agenzie cui ci si rivolge, si abbiano dei vantaggi.
Perché dovresti comunicare il budget dell’evento
Ci è capitato spesso, in fase di contatto iniziale, di non riuscire ad ottenere nemmeno una vaga indicazione. In realtà questo non giova a nessuno perché farà perdere un sacco di tempo a te nel valutare molti preventivi che sono completamente fuori budget (non necessariamente troppo costosi, ma magari anche troppo poco costosi) e di contro le agenzie che ti faranno delle proposte e dei progetti, brancolando nel buio, ci metteranno il doppio del tempo per proporti qualcosa che, spesso, andrà rivisto.
A tal proposito un consiglio utile che possiamo darti, è, una volta comunicato il budget, di pretendere un “documento” (un file excel, un elenco word) che vi splitti costo per costo tutta la proposta. In questo caso avrete ben chiaro il tutto ed anche eventualmente apportare delle modifiche con cognizione di causa.
Family Day e Animazione per bambini
A questo punto siete a conoscenza di tutto ciò di cui avete bisogno per il vostro evento: quante persone ci saranno, quanto spazio avete a disposizione e quanto potete/volete spendere per l’evento.
È ora di trovare il fornitore giusto che possa aiutarvi nell’organizzazione dell’evento. Ti consigliamo di chiedere diversi preventivi, almeno 6-7: questo ti permetterà di scegliere con più consapevolezza. Puoi trovare questi fornitori tra quelli abituali (magari 1-2), aggiungerne 1-2 che ti hanno consigliato amici e colleghi e inserirne 3-4 dal web.
Ti consigliamo di redigere una mail con tutte queste informazioni e inviatele ai fornitori prescelti. La mail, come anticipato, dovrà contenere le seguenti informazioni:
Curati inoltre di specificare la data entro cui ti aspetti una proposta e ricorda di chiedere il dettaglio dei costi splittati!
2 idee per il Family Day di Natale
Se volete qualche idea per il vostro family day, ecco qualcosa che stiamo proponendo ai nostri clienti in questi giorni. Il mese di novembre, infatti, è proprio il periodo giusto per organizzarti al meglio.
Nei preventivi, ovviamente, inseriamo anche delle indicazioni più dettagliate su costi, tempi e modalità di realizzazione.
Laboratorio con albero di natale
Questa è un idea che rimane molto a lungo nell’azienda. La creazione, durante l’evento, di palline, bigliettini, ricordi per abbellire un albero di Natale.
Si parte dalle semplici palle di polistirolo che i bambini possono abbellire, disegnare, colorare e decorare con glitter e polverine.
Rimanendo in tema palle di natale, è possibile creare delle palle in plexiglass con delle foto: il risultato sarà veramente carino.
Ci sono tante modalità per realizzare l’albero: possiamo stamparlo con del piuma da 2 cm (i pannelli di piuma sono composti da un “sandwich” con superfici in forex ed un interno espanso) se vogliamo creare qualcosa da attaccare al muro e quindi bidimensionale. Questa soluzione è anche ottima per personalizzare l’albero con loghi, colori e frasi aziendali.
Si può utilizzare, inoltre, un semplice albero di natale comprato ad-hoc (o utilizzare uno già presente in azienda)
Queste scelte, oltre che dal gusto personale, variano in base al budget a disposizione dell’azienda: per questo è bene avere un idea chiara per calibrare esattamente la proposta per l’azienda in questione.
Foto set tema natalizio
Anche questa è un idea molto apprezzata perché lascia un ricordo tangibile a tutti i bimbi.
Si parte dall’allestimento dell’area: questo dipende molto dal budget del cliente.
Puoi utilizzare un semplice trono con Babbo Natale, realizzare una scenografia (ad-hoc o standard) oppure stampare un fondale.
La stampa del fondale è una soluzione molto scelta fra i nostri clienti perchè ti permette di spendere poco (circa 100/200€) realizzando un fondale personalizzato e brandizzato.
Quello che proponiamo più spesso è un fondale da 3×2 in pvc.
È il momento delle foto: il photo booth di natale è quello più gettonato.
Consiste nel dare tanti gadget ai bambini come occhiali, baffi, cappellini che possono utilizzare per farsi le foto: ovviamente gadget a tema!
Il fotografo, a disposizione per tutto l’evento, coordinerà i bimbi durante le foto e, nei tempi morti, si occuperà di immortalare tutti gli altri momenti dell’evento.
Organizza il tuo party di natale per bambini
A questo punto sarete pronti per organizzare un evento di Natale per bambini scegliendo la giusta agenzia: non vi resta che divertirvi!
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