Con la nostra agenzia di animazione a Roma, abbiamo supportato più di duemila mamme e papà che hanno organizzato un party per il proprio bambino.
Per questo motivo abbiamo deciso di condividere con voi tutta la nostra esperienza, dando qualche suggerimento e consiglio da chi organizza festa per bambini di mestiere.
Vediamo quindi, in questo articolo, quali sono i cinque errori da evitare durante l’organizzazione della festa dei tuoi figli.
1° errore: non dare le giuste informazioni nel biglietto di invito
I biglietti di invito sono fondamentali per aiutare le persone, i genitori in questo caso, a ricordarsi della nostra festa di compleanno, e devono quindi risultare completi di tutte le informazioni fondamentali per il party stesso: scordate quindi gli inviti fatti a voce o per sms!
Non ci soffermeremo sul come farli perchè esistono moltissimi tutorial on line, biglietti a mano o stampati da comprare sia on line che off line.
Quali sono le informazioni necessarie per la festa?
Ci sono delle informazioni che dovete assolutamente fornire ai vostri amici nel biglietto di invito. La prima è quella di chiedere, chiaramente, la conferma entro una data stabilita. Questo vi agevolerà di molto sull’organizzazione dell’intero party. Ecco una lista delle info da scrivere nel vostro biglietto di invito:
- Data e ora (di inizio e di fine) della festa;
- Nome del festeggiato
- Indirizzo (una cartina o indicazioni GPS sono sempre utili);
- Il tema e il dress code se previsto (come costumi, abbigliamento o simili);
- Data di conferma e numero al quale confermare;
Se festeggiate in un locale o in un ristorante, potreste indicare il numero di telefono della location. Se qualcuno si perdesse saprebbe a chi chiedere informazioni. Se invece la festa si svolgerà all’aperto, sarebbe consigliabile spiegare cosa succederà in caso di pioggia, ad esempio: “in caso di mal tempo la festa si svolgerà presso la nostra abitazione in via …”
Indicate, infine, in maniera chiara se i genitori devono rimanere al party. Potete farlo in modo carina, con frasi tipo: “abbiamo previsto un’ area per i genitori, quindi sarei contento se rimanessi” o, al contrario: “potrai lasciare il tuo bambino alle 16.30 e riprenderlo alle 19.00, penseremo noi a tutto”.
Indica anche se fratelli e sorelle sono ben accetti.
2° errore: numero di partecipanti errato!
Il numero dei partecipanti ad una festa di compleanno è sicuramente una delle incognite peggiori da dover affrontare quando si organizza una festa. Tutto viene modificato in base al numero dei bambini e dei genitori: lo spazio di cui hai bisogno, il buffet con torta annessa, in numero di animatori ecc. Per questo motivo, preparare i biglietti di invito nella maniera corretta argina in parte il problema.
Ma quanti bimbi aspettarsi?
La scelta del numero degli invitati dipende dal tipo di festa che si vuole fare. Basandoci sulla nostra esperienza, possiamo consigliare di invitarne il più possibile perché il numero degli invitati non corrisponde al numero dei presenti alla festa. Se invitate 20 bambini, non vi aspettate che arrivino tutti. Possiamo dare una piccola regola generale: i presenti all’evento saranno circa il 75% delle persone invitate ai quali dovrete sempre aggiungere eventuali fratellini e sorelline.
3° errore: scegliere con leggerezza il giorno e l’orario della festa
In quale giorno della settimana si svolge la festa? Fissare la festa il giorno del compleanno è sempre consigliato, ma in caso contrario, la scelta del giorno deve essere valutata bene: se abbiamo un giorno della settimana senza impegni potrebbe essere utile festeggiarlo proprio quel giorno, per avere più tempo libero per l’organizzazione; dobbiamo anche considerare le necessità del nostro bambino, degli invitati e cercare di comprendere quale data possa essere la scelta giusta per tutti.
Solitamente si tende a festeggiare durante il fine settimana, periodo nel quale le persone sono in genere più libere: una festa di sabato, vi darà tutta la domenica per sistemare, rilassarvi e recuperare le energie; se, invece, decidete di organizzare l’evento di domenica, potrete sfruttare il sabato libero per gli ultimi preparativi. Fate attenzione, in ogni caso, ai fattori che potrebbero ridurre la presenza degli invitati alla vostra festa come, ad esempio, altre feste, celebrazioni, incontri oppure eventi mediatici come una partita di calcio.
E’ importante verificare, inoltre, la presenza dei migliori amici di vostro figlio prima di procedere agli inviti. Meglio cambiare data che rischiare di vedere il vostro bambino deluso perché il suo migliore amico non può partecipare alla sua festa di compleanno.
Quale orario bisogna scegliere per la festa?
L’orario della festa dipende da vari fattori. Il primo è l’età dei bambini; se sono molto piccoli, fino ai sei anni, è consigliabile scegliere orari pomeridiani. Il tipo di festa incide in maniera determinante nella scelta: una festa di Halloween, ad esempio, avrà una riuscita migliore nel tardo pomeriggio-sera.
Un altro fattore da prendere in considerazione è il budget a disposizione per il materiale e il buffet: se scegliamo di organizzare la festa durante l’orario dei pasti, allora dovremmo predisporre un buffet adeguato. Se, invece, optiamo per una festa di mattina (10.00-13.00 ) o di pomeriggio (15.00-20.00) sarà sufficiente una merenda sostanziosa.
Quanto dovrebbe durare la festa di compleanno?
Anche qui, bisogna tenere in considerazione l’età dei bambini. Le feste, a nostro parere, non devono durare eccessivamente. Secondo la nostra esperienza, la festa deve durare massimo 4 ore. Le attività all’interno della festa come l’animazione, devono durare tra le 2 e le 3 ore. In questo modo, i giochi partiranno circa mezzora dopo l’orario di invito e questo vi assicurerà la presenza della maggior parte degli invitati.
4° errore: sbagliare la scelta o l’allestimento della location
Durante l’organizzazione di una festa di compleanno, bisogna fare molta attenzione alla scelta dell’ambiente dove festeggiare. Noi vi consigliamo di scegliere secondo le vostre possibilità di budget.
Per approfondire vi basterà cliccare qui: abbiamo scritto un articolo che parla esclusivamente della scelta della location.
5° errore: “l’ossessione da Buffet!”
Care mamme e papà, se pensate che il buffet sia sempre troppo poco, siete molto vicini alla tipica ossessione da buffet!
Siete sicuri che a i bambini importi di mangiare?
Secondo la nostra esperienza, se avete 20 bambini partecipanti alla festa di compleanno, vi basterà comprare 20 panini, 40 pizzette, 2 buste di patatine e pop corn. I bambini saranno contenti uguale!
Quando ordinerete il menù per il buffet, ricordate sempre che si tratta di una festa di bambini per altri bambini e, qualora doveste scegliere fra il comprare qualcosa in più da mangiare o una qualsiasi altra attività a loro dedicata, optate per la la seconda opzione. Il nostro consiglio spassionato è: fregatevene del pensiero degli altri genitori e godetevi la festa.
È una festa per bambini!
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